砂田 彩映子

結論から話す技法として、「PREP法」というものがある。PはPoint（結論）、RはReason（理由づけ）、EはExample（具体例）、2つ目のPはPointの繰り返しを意味する。 普段からPREPの型を思い浮かべて、頭の中で整理しよう。そして結論から話すのである。著者は新人時代、「質問に対して取り繕うように答えなくていい。5分考えてからでいいので、頭を整理して答えなさい」と上司から指導を受けた。 それ以来、言葉に詰まる質問を受けたときは、「1、2分考える時間をください」と言ってから、黙って考えている。「頭を整理し、結論から話す」ことを徹底しているのである。 相手の質問に対してストレートに答えれば、自然にコミュニケーションが取れるし、問題の所在も明らかになる。そうすれば相手としても、その先の「なぜ？」や「どうして？」を聞きやすい。 質問に対しては、まずイエスなりノーなりで端的に答えて、それから追加の説明をしたり、相手の質問に答えたりしていくべきである。 業務についての共通認識を持ち、その期待値を把握することである。上司から仕事を引き受けるときに大切なのは、次の4つのポイントを把握することである。 （1）その仕事の背景や目的 （2）具体的な仕事の成果イメージ （3）クオリティ （4）優先順位・緊急度 上司によっては、指示が曖昧なこともある。だがたとえば「A社の新サービスを、ざっくり調べておいて」といった指示があったときに、「はい、ざっくりやっておきます」と答えるのは最悪だ。 こうした場合は、「顧客層、特徴・差別化要因、価格体系、提供体制について、それぞれ資料1枚、表紙を入れて計5枚ぐらいでまとめればいいですか」と具体的に聞いてみるとよい。 もし上司が「それぞれで3、4枚ぐらいじゃないか」と答えたら、「ざっくり調べておいて」と言いながら、じつは細部までしっかり調べてくることを期待していることがわかる。 実際、ロジックツリーを使った問題解決では、コンサルタントは次の4つのことを緻密に行っている。 （1）論点を整理・分解する （2）各論点について数値分析をする （3）項目の重みづけをする （4）アクションに落とし込む