インフォマートと三井物産グループの東神倉庫、社内文書管理の最適化で企業DXの推進を目指し提携へ

コロナ禍において、在宅勤務やテレワークを実現するため、オフィスに出社して押印する必要のない電子契約サービスの導入・活用が急速に進んでいる。その一方で、「過去に紙で締結した文書」や「取引先都合で電子化できない文書」など、様々な理由で紙の文書がオフィスに残っており、さらにコロナ禍によるテレワーク勤務に対応するために、以下のニーズが高まっているという。
・今後も定期的に増えていく文書類を効率良く保管したい
・必要に応じて、文書はデジタル化して社内共有したい
・文書保管スペースを見直し、オフィスレイアウトを変更したい

そして今後、2022年1月1日に施行される改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存要件が大幅に緩和される。これにより、紙文書のスキャナ保存に対する法的ハードルがより低くなることが予想されており、社内文書のデジタル化によるDXはさらなる加速が見込まれるという。しかしながら、依然として重要文書の保管を外部倉庫へ委託する事に抵抗がある企業も多く、また、費用対効果が見えにくいという理由から検討が進まないという実態もあるとのことだ。

そこで今回、未来のロジスティクスをリードし、組織の基盤を支える文書管理で企業のDXを支援している、三井物産グループの東神倉庫と協業し、社内文書を紙と電子データの双方で保管し、文書管理の最適化による効果を体験できる「DDXエントリープラン」の提供を開始することになったとのことだ。

本プランは、社内文書を紙と電子データ双方で保管し、文書管理の最適化への第一歩をサポートするプラン。同社と東神倉庫の協業により、利用企業の指示内容に従った文書のスキャニングによる電子データ化、セキュリティの高い保管庫での重要文書の保管がノンストップで実現する。スキャニングした文書データは「BtoBプラットフォーム 契約書」へ一括アップロードすることで、データ保管と紙保管が一元化できる仕組みだ。