「会議」に1日何時間費やすと仕事の生産性が落ちるのか？
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会議は決めた時間までかかるものという概念を捨て、設定した会議時間より早く終わったら、空いた時間を他の業務に使えるお得感をつくるのも一つです。
さらに、人の話を集中して聞けるのは1分半とよく言われるように発言の長さにも工夫の余地があります。参加者がだらだら話すことなく、短く要点を得た発言を心がければ会議の効率があがります。
人は時間があると無意識にそこまで使えると思いがちですが、予定より早く終わる会議や短い発言をよしとする雰囲気をつくるの大事ですね。人間の集中力は元々90分が限界と聞いたことがあり、大学の講義も90分1コマになっている。
長い会議をする企業の傾向は
1.会議前に資料を出してこない
2.最初から何を話し合い決める会議かわかっていない
3.日々の情報共有、連携が弱い
4.進行役がいない
5.議決の取り方が決まっていない
6.会議の時間配分が決まっていない
7.不要な参加者が多い
という感じかなと。
さすがに経営の意思決定をする会議は時間がかかりますが、それ以外は15分程度の細かいmtgやチャットツールを使って細やかに連携すれば2時間もかかる会議は解消できる。
アイデアを話し合うブレーンストーミングですら最近は2時間もいらない。
会議が時間泥棒にならないように全員がそう思わないと改善することはない。
