【超実践】「ムダな会議」の減らし方
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「時は金なり」、まさしく共感しかありません。上の立場になればなるほど、ミーティングは増え続けますので、工夫はかなり必要だと日々感じます。
どうしてもうまくいかないミーティングの大きな理由の一つは、参加者の準備不足です。メンバーの準備不足により、同じミーティングを仕切り直しで再度実施すると、時間が倍かかってしまう。改めてミーティングの「期待値」を再度クリアにすることが大事。
さらに、期待値まで準備が足りない場合は、ミーティングの日程変更も可能だと伝えてあげることも大切です。下の立場だと、こういう交渉は出来ないと思い込みやすいため。どうしても日程変更不可の場合は、「ここまでしか準備できていませんが、、」と、参加者の期待値を事前に下げてあげることも工夫の一つです。
また、直属の部下との定期的なアップデートミーティングは、例えば毎週実施して、8人直属部下がいれば、週に8つミーティングとそれなりに時間をとります。それぞれ1時間のミーティングを45分に変更するだけでも随分違います。45分で終わらなければとより効率よくディスカッションできますし、残りの15分を予備に残しておくことで、スケジュール管理がしやすくなります。ミーティングの効率化は、社員のハピネスと業績向上に繋がりますね。ルールもミーティングも新しく作るときは１つの理由があればいいのですが、減らそうとなるとすべての反対意見を抑えないといけないので大変です（デフォルト問題と言われます）。そして、ここで暗に書かれているのはミーティング自体が問題ではなく、ミーティングによってより重要なことに使える時間が奪われてしまう、つまり機会損失問題です。
１つ１つのミーティングを個別にどうするという話になるとそれこそ「そのためのミーティングを開く」ことになりかねないので、いったん全部やめる。どうしても必要なものだけ役員が許可する、みたいなゼロベースで考える必要があるのではと思います。人生で「時間」より大切な資源というか財産はないと思っています。
本文中「断り、断り、断る」とありますが、私もこれに尽きます。定例ミーティングは眠くなるし嫌いなので私は基本的に出ません。
何気なく始めたミーティングって、いつしか「定例ミーティング」に格上げされたりしますが、定例化したらほぼマンネリ化して、これって必要？となる傾向にあります。
すぐに「ミーティングしましょう」となってすぐに関係者のスケジュールを手当たり次第にブロックする会社がありますが、大抵の場合、自分で責任を取りたくない人がアリバイ作り、共犯者づくりのためだったりします。
自分で決めたらいいのにぃ。。。と思うこともしばしば。
