会議のムダ、暴走を防ぐための5つのルール
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リモートワークがらデフォルトになり、まず会議の時間設定が枠が1時間であったところから、ほほ30分での時間で十分事足りるようになりました。同じ会議でもオンサイトで全員会っていた時にいかに半分の時間が不要であったかがわかります。
ただ、完全に不要だったかというと、少しの雑談であったり、別の議論も混ぜ込まれたりと脱線するはするで、いいこともあったと思いますが。
そしてミーティングに使う事前の準備、のための準備…など、この作業はどんどん取り払っていきたいですね。
枠にはめて、集中した議論のみを行うと、かなり時間は短縮されますので生産性良いミーティングに変わると思いますが、人と人とのコミュニケーションの場も大事なので、たまにはリモート会議でも、外に外れた会話も楽しみたいです。OARR（オール）という会議を進める際のフレームワークがあります。
Outcome : 成果物イメージ、会議の目標
Agenda : 会議議題
Roll : 参加者役割 (責任者や意思決定者、ファシリテーターなど)
Rule : 会議での約束事(今回の記事の内容にあたります)
上記内容を踏まえるだけで、会議の品質は上がりますが、
さらに「Outcome」を「目的」と「目標」に分類すると、
より明確になっていきます。
目的は、各プロジェクトのゴールや、定例ミーティングの実施目的になります。
目標は、会議体での成果物や意思決定、TO DOになります。
会議体よって、「OARR」の内容は変えていくことが望ましいです。
#ファシリテーターがOARRをデザインすることが多いです
例えば、当社の週一の全体会議では、下記のようにデザインしています。
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目的
情報共有を丁寧に行うことで、共創・協働を行う場が活性化すること
目標
各自、相談ができ、ネクストアクション(考察ポイント)などが明確になること
Agenda
・チェックイン
・ 一年間のスケジュール確認
・ 売上報告 (財務・営業報告も兼ねます)
・ 各部門の情報共有・相談
・チェックアウト
Roll
・意思決定者 : 各部門
・ファシリテータ : ○○さん
Rule
・対等で自由な立場で参加し、人の意見の背景を理解しようとする
・自分の考えにこだわらない。断定的な言い方をしない
・自分の考えや背景をオープンにし、思っていることを率直に述べる
・相手の話の善し悪しをジャッジするように聞くのではなく、探究する姿勢で聴く
・一人の人が話し過ぎない。沈黙を恐れない
