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会議の主旨次第で会議の位置づけや進め方が変わる。個人的には、先ず、"会議"と一括りにしないことを提唱したい。定例会議という会議体は、ほぼ間違いなく形骸化する。一度始めたら継続しなければ…という無意識な暗黙の強制力が"会議"には働く…。敢えて解消する、別の機会に置換するなど、積極的に考えたい。5つのポイントが挙げられている中では、④賛否を示し、「コメント」とかに逃げない…が会議の無駄、暴走を抑止することに繋がるものだと共感できる。無駄話が結局多く、脱線するからだと思うが討議し、決めるべきことを即座に決めて、"必要なムダ話"の時間もバッファーとして盛り込むことも"アリ"だと思う…。コロナ禍でコミュニケーション不足になっている環境も大いに影響していると改めて感じる…。
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会議の目的をまず最初に確認することが大事。 議長の采配も大きい。
最近は30分とか45分の会議も多い。 目的により長さも選ぶといい。
リモートワークがらデフォルトになり、まず会議の時間設定が枠が1時間であったところから、ほほ30分での時間で十分事足りるようになりました。同じ会議でもオンサイトで全員会っていた時にいかに半分の時間が不要であったかがわかります。
ただ、完全に不要だったかというと、少しの雑談であったり、別の議論も混ぜ込まれたりと脱線するはするで、いいこともあったと思いますが。
そしてミーティングに使う事前の準備、のための準備…など、この作業はどんどん取り払っていきたいですね。
枠にはめて、集中した議論のみを行うと、かなり時間は短縮されますので生産性良いミーティングに変わると思いますが、人と人とのコミュニケーションの場も大事なので、たまにはリモート会議でも、外に外れた会話も楽しみたいです。
こういうのも重要な一方で、会議で思いもしない方向に行くことも重要。特にオンラインでのMTGばかりになると、発散系の議論がされず、感情共有やクリエイティビティの創発が減る。
報告するだけの会議なら、メールなどで情報共有すればよい。さらにいえば、今はメール以外にもコミュニケーションや情報共有のためのツールがある。それらを有効活用することで、開催しなくても済む会議もあるはず
至極真っ当な意見だが、こういうルールを決めても守れない人が多い。どうやってガバナンスを効かせるか、ガバナンスが効かない現場でどう振る舞うか。その辺りが現場の課題なんです。そもそもこういうルール嫌がる人も多いしね、難しい。
「会議の最優先事項を決める」だけだと思います。
XXしない、という類のネガティヴルールは、会議に臨む史跡自体を否定的にしてしまうため