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・メールボックスの整理を止める ― メールボックスをキレイに整理する流派があるのは分かるが、自分はその努力自体が無駄に思えて放置している。メールボックスのサイズ制限があった時代ならともかく、今はとりあえず放置して、後で必要なら検索して見つければ良い。ただし未読は常にゼロをキープ。
・反応するか無視するか即決断・即実行 ― 自分にボールがある状態を防ぐため、すぐに反応するか無視するかを決めて、その場で実行。とりあえず打ち返して相手にボールを渡しておく。無視しても本当に大事ならまた送ってくるかメール以外の手段で伝えてくるので。
以上2つにより「未読ゼロ、かつ既読=対応済もしくは無視済」という状態が作れるので、既読メールを読み返すことはほぼ無くなる。副次的効果として、どんなに準備しても即レスで返ってくる人間と思われると、送ってくる側がそこまで作り込んで準備せず送ってくるようになるから、全体のコミュニケーションスピード・回転数が上がる。
5年前くらいにレノボでアジアチーム率いてた時にSlack入れたけど、全然使われずメールに戻った。今もTeamsあるけど、基本はメール。たぶん自分含めメールで育った40~50代くらいが引退しないと、伝統的企業の現場では当面メール主役なのは揺るがないかと。
それはそうかもしれませんが、緊急の対応を要する場合もあるでしょうし、そうでなくても、相手が少しでも早い返信を求めている場合も少なくありません。自分のストレスを減らすことも大事ですが、仲間にストレスを与えないことも大切です。
私自身は、常にメールをチェックし、可能な限り速やかに返信をするように心がけています。すぐに明確な回答ができない場合には、メールを確認したこと、なるべく早く回答するつもりであること(可能であれば「いついつまでに」と付記して)などを一旦返信するようにしています。
情報の伝達の主流といえばまだまだメールではありますが、溜め込むとそのサイクルから抜け出すのに時間もかかるために、メールを見たらその反応、返信は後に溜め込まずに即返事を心がけています。後で大量のメールから探すのはまたそれを探す時間だけ勿体無いので、その時の反応を返すが良いと思います。
前職では1日100通ほど受信していましたが、プロジェクトによって利用するMLが違うので、受信ボックスをML別に分けてフィルターで自答的に放り込めば滅多に見逃すことはありませんし、自分にとって重要なメールは特定のフォルダに勝手に放り込まれるようになります。
しょっちゅう受信するメールを横目で見つつも、本文を読まなくても優先順位は大体わかるので、慣れるとそこまでストレスはありませんでした。
・メール確認の時間を決める
・「すぐ返事する」「削除する」「後で対応することを忘れないチェックをつける(フラグで色分けとか)」
この辺を意識して日々メール処理にいそしんでおります。
本文は参考になりませんでした。
直接対面や電話でダイレクトに話せないと言う不便を解消するのがメールだったのに、いつのまにか「メール」が仕事になっていることが原因の一つと考えています。
自分の会社ではかなり早い時期にslackに移行しましたが、メール同様、生産的ではないコミュニケーションが多発しており悩まされています。
故に知らない人からのメールは無視しています。
メンションのないslackも同様です。
コミュニケーションが継続的に必要な相手は意識をせずに繋がりますし、そうでない相手とは本来相手側がコミュニケーションに必要なコストを負うべきだと考えているからです。