【保存版】意外と知らないPDF「超」活用、9つのテクニック
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PDFで紙離れとありますが、実際のところPDFはWord等のフォーマットと紙の中間的な立ち位置で、注意して使わないと紙の不便さをデジタルに持ち込むことになります。
例えばPDFを使った校正は注釈内容を元に元原稿を直接編集する手段が極めて制限されるので実際のところあまり便利では無いです。検索が出来る程度で注釈内容の再利用性が紙の原稿にペンで注を入れたのと大差ないんですね。
校正やレビューにはWord等の校正機能や(編集履歴も残る)、Office365やG Suiteの共有編集の方が遙かに適切です。PDFを使った校正は印刷出力の厳密なレイアウト確認が必要な場合などに限るべきです。
あと商売なのは理解出来るのですが、ユーザーとしては無料版で出来る操作=誰でも出来る操作と想定して利用します。この点でAcrobat DCの制限は厳しすぎて共同作業のフォーマットとしてはホント使えない。
編集のしにくさとも相まって用途としては作業結果の配布に限られると思います。
Macだと標準で搭載されているPreviewの使い勝手が良くてAcrobat DCの出番は殆ど無いですね。Acrobat DCと異なりUIがクリーンですし、ページの並べ替えや差し替えなども簡単です。
注目のコメント
記事の後半で紹介されているAdobe Scanは、学校や保育園などから配布される大量のプリントの管理にも役立ちます(因みに無料です)。
スマホのカメラをスキャンしたいプリントに掲げるだけで、自動的に書類を認識し、余白や影などの不要な要素がカットされ、見やすいPDFファイルとして保存されます。外出先でプリントの内容をすぐに確認できるほか、クラウド上に保存すれば家族間でも情報を共有できます。検索機能(例えば「保護者会」や「授業参観」などのキーワードで検索)を使えば必要なプリントを効率的に探せるなど、様々なメリットがあります。個人的にもかなり使っています。意外と知られていないPDFテクニック、私も参戦。
サードパーティのPDF閲覧・編集ツールを使わない・使わせない。
私が苦労してPDFに入れた大量の校正コメントがほとんど無視されたことがあります。そこでわかったことは、AcrobatやAcrobat Readerでないと表示されないものがあるということ。「PDFが開ければ何でも一緒でしょ」ではなく、チーム全員使うツールを揃えておくことが肝要だと痛感しました。
あと、この記事に書いてあるとおり実はPDFファイルも編集できてしまうので、多くの人が抱いている「PDFだから改ざんできない・されていない」という認識は実は間違いの場合も。Pdfってここまで普及して、準公文書ビューワー的なのに、有料版のproじゃないとできないことが多すぎる。なんでテーブルのコピーや、ページ抜き出し、結合をフリーでできない?
普及したことにあぐらをかいている最適例。自分の中では保守側でレガシーという印象でイメージ悪い。