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そんな時におすすめなやり方は3つあります
1 会議そのものをなくす
2 オンラインに変える
3 出欠を出席者の意思に任せる
目的にもよりますが、いったん会議そのものをなくすと、本当に必要な会議だけは内発的に復活します。必要だと思う人が、必要な人だけを集め、必要な時に実施する。
お互いにメリットある会議しか残らなくなります。
つまり、部長が上で部下が下、と言う意識そのものが無駄な会議を生んでいると言えます
もちろん、仕事しているフリをするためでもない。
会議の目的とゴールイメージは当然のこととして、参加を求める理由、期待することは、極めて重要ですよね。
参加者は、ただ参加しているだけではなく、会議に貢献するべきです。思考停止して、無駄な時間を過ごさないようにしましょう。
最後の「P」である"Product"を明確に定義した後、Process →People→Purposeの逆順で各"P"のポイントを抑えているかを確認していくと、ワークショップやブレストのような会議体を機能させる設計ができるようになると思う。シンプルだけど、既存の会議がうまくいっていないと感じたら、4つの視点で見直してみたい。その会議体の必要性や改善すべき点を見出せると思う。
※個人的な見解であり、所属する会社、組織とは全く関係ありません