【実践・会議術】アウトプットの質は、“会議前”に決まる
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GAFAも実は会議が多いんですよね。当然ながら非効率な会議だってあります。
ただ、何よりも時間を大事にしています。だって世界中で会議が開かれていて、決まったらすぐに発信したもの勝ち。決める会議であれば、早く決めて早く収益を確保しなければならないから。そうでなくとも、会議では生産性を上げることはない。現場の人間を引っぺがして会議に連れてきているんですからね。
会議は、「一番スピード感のある課題解決ツール」であることには間違いない。まさにツールです。だから形態はこだわる必要がない。バーチャル会議でもOK。対話すること自体も価値ですからね。
できれば、楽しい会議、安心な会議、価値のある会議をしていけるようになりたいものです…以前の職場では、カレンダーの予定が会議でびっしり埋まり、定時になってようやく自分の仕事を始める…なんてことが日常茶飯事でした。同じような悩みを持っている方も、結構多いのでは。
今回は生産性を上げる会議術を、『グーグル、モルガン・スタンレーで学んだ日本人の知らない会議の鉄則』の著者であるピョートルさんに伺いました。ポイントは「会議前の準備」と「会議を軽くする」こと。今日から実践できるメソッドが盛り沢山なので、ぜひご活用ください！
「会議室が空いていない」というのも悩みのうちの一つなのですが、プロジェクターを使えばオフィスのどこでも会議室にできるとのこと。最近はオープンスペースがあるオフィスも増えていますし、壁にサクッと資料を映して気軽な打ち合わせができるのは、すごく便利だなあと思いました。ぜひプロジェクターもお試しください！なるほど。EPSONのスポンサード記事ながら、頭の整理できるとても良い記事でした。
「テーマではなくゴールを明確に」
「会議を減らすより10分の立ち話でもアウトプットを」
「顔を見ながら議論させるために、目線はパソコン画面でなくプロジェクターやホワイトボードへ」
特に上の3つは、うまく言語化してメンバーに伝えられていなかったと改めて反省。
以下、会議4種類のゴールも、改めて腹落ちです。
①決める会議
複数の選択肢から結論を選ぶ。仮に決まらなくとも「決められたこと」「決まっていないこと」を整理した上で次の会議に臨む。
②生み出す会議
実現性の高いアウトプットを出す。「このチームの改善点を、事前に3つ考えてきてください」といった事前準備が必須。
③伝える会議
メンバーを動かすことまでコミットする（メールや動画以上の会議設計）。
④つながる会議
チームビルディング。より良い組織を作る。互いが気兼ねなく本音を言える会議設計が必須。
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会議には、「決める会議」「生み出す会議」「伝える会議」「つながる会議」の4種類しかないんです。それらのゴールから逆算して、会議を開く場所から時間帯、進行方向を考えれば良いのです。
