４万人に「内々定メール」誤送信 日本旅行 30分後におわび
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注目のコメント
人事として軽々しく発言できない。
採用選考プロセスにおいて、合否に関する連絡はもっとも間違えてはいけないもの。それは採用担当者だったら誰もが百も承知なことで、どの会社でも徹底して教えられるはず。だからダブルチェックやトリプルチェック、その他仕組みによる事故防止策が施されているもの。おそらく日本旅行でもそうだったのだと思う。(アウトソーシング会社がオペレーションした可能性は高いと思う。いずれにせよだが)
とはいえ、ミス発生率を0.01%にしても1万回に一度は何らかのミスが起きる。(ミスしても良いといっているわけではない) たぶん採用担当者だったら、特に大量のエントリーの対応をしたことのある人は、メールをミスがないかビビりながら送った経験は絶対にあるはず。というか選考プロセスにおけるメール送信業務は、ミスしないかという恐怖と戦うオペレーションでもあると思う。
誤送信された学生は気の毒です。それは事実です。とはいえ、私は本件を「こんなミスはありえない！」と、当事者でない外野の人が叩くことには反対です。採用の人なら、常に明日は我が身案件です。それくらい選考プロセスのメールオペレーションって、怖くて大変な業務です。
※寝ぼけて間違えて削除してしまったので、書き直しました。
※追記
「どういう操作をしたらこんなことになるねん」というコメントも見られたので、ATS(Applicant Tracking System)操作による誤送信のパターンを書いておきます。
前提
多くのATSでは、リクナビなどから連携されてきて応募者の個人情報(氏名、メールアドレス、住所など)が登録されます。一人一人について「説明会参加、一次面接通過」などの選考プロセス情報や、文理区分などの企業が知りたい属性情報、学生が回答するアンケートなどが登録されていきます。
メールを送るときには基本的にこれらの選考プロセス情報や属性情報にチェックをつけて、対象者にメールを送ります。
ミスのパターン
①宛先設定ミス
選考プロセス=最終面接合格
みたいな設定をミスったパターンですが、今回の事故はこのミスの可能性は低いと思います。数が変で気づく。
②文面選択ミス
もしかしたら「本年度の採用は終了しました」のメールを送りたかったのかもしれません。その場合、内定通知のメールに比べてチェックは甘くなる。送信ボタンを押す前に対象者の数が表示されるはずで、その時に40000名と表示された時違和感を感じなかったのかな。。
採用管理アプリケーションは、
件名などが「内々定」のメールを送る際は、対象者が不自然に多かったらアラートが出る仕様にした方が良さそうだ。
例えば、
「内々定者」の管理項目が設定された値より内々定通知メールの対象者の値の方が超過していますがそのまま送信しますか？
というようなアラートが出るといいね！え…。これはなかなか重たいミスです。。
受け取った学生の中には、歓喜の声を上げた人も少なくはなかったはず…。
就活生がどれほど気を張りながら、日々就職試験を受けているのか…。
電車を乗り継いで、着慣れないスーツに身を包み、足を棒にしながら、梅雨のじめっとした気候の中、将来に向けて頑張っています。
その思いを考えると、ただ、ただ…お詫びのメールだけで済むのかどうか。。
『○次通過』ではなく、『内々定』ですからね。。。
今後の日本旅行の対応。
企業としての大きさ、太さが試されていると思います。
憧れの企業であり続けられるのかどうか。
対応が気になります。
