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会議を改善するのではなく、会議をやめる。

上手な会議のやり方とか、効率的な会議のためのテクニックやルールを考える前にやることがある。無駄な会議をやめることです。

そもそも、その会議は必要か考えてみよう。当事者意識を持っていない、考えていない、決められない、そんな人が会議好きになる。

資料作成など会議準備に多くの時間をかけて、非生産的な会議をやるのは、無駄以外の何物でもない。

とりあえず報告だけ聞きたがる管理職は、即刻考え方を変えましょう。
昔、あまりに下らない会議だったので、「あ、私辞めます」と言って退席し、そしてもう二度と来ることはありませんでした。
SlackでもTeamsでも良いので、チャットツール入れるだけで会議は大幅に省略化できますよ。情報共有が日常的に行われるようになるので、情報共有目的の会議がなくなります。また、ご年配はチャットツールを上手く使いこなせない傾向にあるので、必然的にご年配者員とマネージャーの個別打ち合わせが増え、中堅~若者は伸び伸びと働けるというおまけ付きです。

Outlookに(有償の)プラグインを入れると、会議コスト(人件費+場所代)を可視化することが出来ますので、コスト意識に欠けている部署はこれらを利用するのもお勧めです。
多くの日本企業における会議の生産性を上げるには
①会議の数を半分にする
②出席者を半分にする
③参加者全員が会議前の準備を2倍以上時間をかける

これだけで会議の生産性はもちろん、組織活動全体の生産性も大幅に向上します。
逆にいうと、退屈なのは自分の担当領域のことしか関心がないから。

事業や会社全体のことを考える器があれば、コミットする気があれば解消できる問題であることもめちゃくちゃ多い。他人事の人ほど退屈そうにしている。
これ全部共感。弊社でも本当の本当に大事なことを決める会議は5名。原則、オンライン参加不可。流石に机とパソコンは取り払えてないけど。とは言え、オンライン会議を否定しているのではなく、どんどん多用しながらも、大切な会議に関しては象徴的にリアル参加だけにするのがいい。
この10年間で会議の形態も大きく変わりましたね。
私も先輩から「長く話さないと良い企画が生まれない」と
教えられてきましたが、この数年で心改めました。

ダラダラやる会議から生まれることもあるかもしれませんが、
最近は難しくなってきたかもしれませんね。
会議参加者側の意見ばかりでは、生産的ではない。

会議主催者側の意見も聞くべきだ。無用な会議など開きたくない。会議を開かないと、「聞いてない」とか「関係ない」とか、後で文句がでる。

会議嫌いは、国会を見るとよい。
持論、会議をいかに開かないか、です。主催者側に立ってみると開きたくなるんですが、そこをぐっと我慢してやらない。定常的な内容は必要な時に必要な人に最適なツールで聞けばよいでしょう。説得が必要な時は自然に時間を決めてアポ取りましょう。
会議改善以前に、その会議が必要かどうか。会議は人の時間を奪う。