会議のムダとは何か。時間は「30分」が最適な理由
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今回からいよいよ「生産性2倍の会議術とプレゼン術」の実践的ノウハウ編に入ります。今回は、前田さん自身が会議の連続である会議ジプシーから脱した方法と、自分の主宰するチーム会議を効率化する方法です。
ムダな会議って、多くありませんか？ ムダな会議があるのは、組織にとって危険な状態だと前田さんは指摘します。でも、会議の本質を考えると、会議時間は大きく削減できること、時間は30分が最適だそうです。その理由が秀逸です。
しかし、前田さんの会議ノウハウの素晴らしさは、単に時間を削減する、生産性を上げるだけではなく、部下を高速で「仕事ができる人」に育てる会議術でもあることです。
部下を高速で育てることができれば、自分に大きな時間が生まれ、自分がやりたいことができるようになります。部下を育てると一言で言っても、すごく難しいと思います。
でも、前田さんは部下育成も、提案資料のフォーマット化と部下によるファシリテートで見事に実現させています。そのノウハウは、明日の記事で明らかになります。ご期待ください。「会議はとりあえず1時間」というなんとなくの慣習は、「出社はとりあえず9:00-17:00」という考え方と同じで、untilの発想によるもの。byの発想、逆引きの発想で、「これを15分以内で決める」といった会議の設計がされたことがない会社や人は結構あるんじゃないだろうか。
たとえば会議を立って15分で終わらせるハドルみたいな形式もあるし、開始時間が厳守されない（＝忙しい人に左右される）場合を考慮して16:00-16:30とかではなく16:05-16:25と前後にバッファーを持たせるなど、時間の決め方だけでもノウハウはたくさんあると思います。
ランサーズでは最近、目に見えるタイマーを全会議室に導入しましたが、それだけでもけっこう生産性があがります。
でも、なんだかんだで一番は、会議を設計すること。これに尽きる。会議を設計したことがない人は、アジェンダをつくって、一度徹底的に会議を設計してみることから始めるのがよいと思うその会議の目的、アジェンダと時間配分をホワイトボードなど目に見えるところに書き出しておくだけで参加者の意識がかなり変わるように思います。会議は準備が8割ですね。
