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元々日本企業の会議は長すぎて、アジェンダを設定せずにただ順番に先週やったことを1人ずつ話していく、などで2時間は当たり前の会議がザラ。
とあるプロジェクトで会議時間の見直しをした時に、3時間の会議が1時間になったことがありました。それでも1時間ですが。
会議も人の集まり。集まるだけコストがかかっていることを忘れてはいけません。会議以外にも情報はシェアできるし、人の時間を使ってやるなら、そこでしかできないことに集中すべきです。
だから「45分」でもいいんでしょうね。まあ、どっちでもいい話ですが 笑
例えば、営業と人事とクリエイティブだと、そもそも会議でやる事が違い過ぎるので。
長過ぎる会議は、もちろん反対ですが、
「何をするか×参加メンバー(人数)=アクティブメンバーか?」
だなと。
そもそも「ほどよい」会議だと、あまり進んでない感も
ディスカッションでなければ、アポはできるだけ30分にしたい。相手も忙しいと説明、意思確認、質疑で15分で終わります。移動時間を考えると短時間アポならビデオ通話にしたかったりする。
逆に説明にくるとおっしゃってくださる際も、来社から他ツールへの切り替えを提案することも多々あります。
対面は、大事な局面に。
今はTeamsやSlackといったチャットツールが当たり前なので、情報共有は会議ではせずに、常にチャットツールで行うように徹底するだけで会議時間は大きく削減できました。また、ディスカッション系の議題でも事前に内容をチャットツールで共有しておくことで、最低限の説明を省くことができます。問題はチャットを上手く使えない人が一定数居ることですね。
また、某社では会議に会議室を利用せず、リモート参加を徹底しているそうです。リモート参加って、聞くことに集中してしまって積極的に話すことが難しかったりするのですが、その壁を乗り越えると会議の為に会社に行くという時間も無くせますね。
物事を決めるのには、これで十分。
社長室の会議机にはプレートがあり、3項目が書いてある。
1。会議は30分
2。決論を冒頭で
3。最後にアクションの確認